Você já se sentiu gastando todas as suas energias como se a sua vida fosse um caminhão de bombeiro correndo de um incêndio para o seguinte? Ao final do dia, depois de ter resolvido um milhão de coisas, fica com aquele sentimento de ter nadado milhas e milhas sem sair do lugar. Sabe como é isso?
Se positivo, provavelmente anda confundindo o URGENTE com o IMPORTANTE. Mas não se aflija: tudo que você precisa fazer é compreender o conceito da Matriz Decisional de Eisenhower.
Dwight Eisenhower foi o 34º Presidente dos Estados Unidos, de 1953 até 1961. Antes de se mudar para a Casa Branca, brilhou como general de cinco estrelas na Segunda Guerra Mundial, tendo sido responsável pelo planejamento e supervisão da invasão do norte da África em 1942 e pela bem-sucedida invasão da França e da Alemanha em 1944. Com a vitória dos Aliados, Eisenhower se tornou o primeiro Secretário-Geral da Organização do Tratado do Atlântico Norte (OTAN).
Não parecem restar dúvidas quanto à eficiência do Sr. Dwight em lidar com conflitos e vicissitudes – basta observar o currículo do moço. Pois reza a lenda que seu talento para resolver absolutamente qualquer coisa baseava-se em uma máxima pessoal bem simples: “O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”.
A DIFERENÇA ENTRE URGENTE E IMPORTANTE
Urgente é uma tarefa que necessita de sua atenção imediata. É uma daquelas coisas que anunciam em alto e bom som: “faça isso AGORA ou arrependa-se para sempre!“. Tarefas urgentes tem o talento de ligar seu mecanismo de luta-ou-fuga, desencadeando reações defensivas, negativas, apressadas e com amplitude limitada de raciocínio.
As tarefas Importantes são aquelas que possuem um papel nos seus objetivos de longo prazo. São constituídas por valores e metas. Eventualmente, coisas importantes podem se tornar urgentes, mas na maioria das vezes isso não ocorre. Quando focamos em atividades importantes, funcionamos de modo planejado e responsável, e isto resulta em calma, lógica aplicada e uma mente aberta para novas oportunidades.
A distinção entre Urgente e Importante é bastante intuitiva e não é surpreendente que você caia com frequência na armadilha de considerar que todas as atividades urgentes são também importantes.
A propensão para este erro de julgamento tem raízes evolucionárias: nossos ancestrais concentravam-se mais em tarefas de curto prazo que em estratégias de longo prazo. Os primeiros humanos anatomicamente modernos surgiram na África há uns 200.000 anos, mas a revolução neolítica que resultou na agricultura só ocorreria 190.000 anos mais tarde. Durante este pequeno intervalo de 1900 séculos, ficar planejando o que fazer na frente de um mamute ou um tigre dente-de-sabre poderia ser diferença entre jantar aquela noite ou ser o jantar daquela noite.
As tecnologias atuais nos bombardeiam com um volume absurdo de informações e dão a todas elas uma roupa de urgência e afobação. Uma famosa qualquer ajeitando o biquíni no Leblon recebe os mesmos holofotes que o genocídio de 100 crianças em uma escola na Somália.
O escritor americano Douglas Rushkoff chama essa mentalidade de Choque do Presente, praticamente um transtorno mental coletivo que leva você a viver permanentemente em um Quase Agora, faminto por novidades e sem a menor capacidade (ou interesse) de visualizar o longo prazo.
Neste estado, é fácil confundir o que é importante daquilo que é meramente urgente, com graves consequências pessoais e sociais. Individualmente, instala em você uma Síndrome do Esgotamento. Socialmente, nos tornamos incapazes de resolver as grandes questões de seu tempo.
A MATRIZ DECISIONAL DE EISENHOWER
O modo de pensar de Eisenhower foi popularizado no livro Os Sete Hábitos das Pessoas Muito Eficazes, de Stephen Covey. Na obra, Covey criou uma matriz para diferenciar o joio do trigo. A matriz possui 4 quadrantes, divididos em:
(1) Urgente E Importante
(2) Não-Urgente E Importante
(3) Urgente E Não-importante
(4) Não-Urgente E Não-importante.
Quadrante 1 – Urgente e Importante
São as tarefas que exigem sua atenção imediata e também desempenham um papel no seu planejamento de vida. Neste campo entram o gerenciamento de crises, os prazos a serem respeitados e os problemas críticos.
A data de entrega do imposto de renda, sua casa pegando fogo, alguém da sua família dando entrada na sala de emergência de um hospital, o motor do carro que pifou, você tendo um ataque cardíaco, a diretora da escola que lhe chamou para uma reunião para discutir o comportamento do seu filho com tendências psicopatas… todas estas coisas – e outras similares – entram neste quadrante.
Com um pouco de organização, as tarefas Urgentes E Importantes podem ser realizadas de modo mais eficiente. A bem da verdade, com o devido planejamento, estas tarefas tendem a diminuir em número ou até mesmo a não ocorrer – liberando você para resolver as coisas do Quadrante 2.
Quadrante 2 – Não-Urgente e Importante
Inclui tarefas que não possuem um prazo para serem realizadas, mas que podem prejudicar metas importantes. Costumam estar relacionadas a vínculos emocionais, planejamentos e aprimoramentos pessoais.
Aqueles objetivos de longo prazo, sua agenda para a semana, a prática regular de atividades físicas, o tempo que você dedica para sua família, um intervalo para ler bons livros ou fazer cursos de aperfeiçoamento, estudos, meditação, a manutenção do carro, um passeio romântico, fazer uma poupança – todas estas são tarefas não-urgentes, porém importantes.
A maior parte do seu tempo e esforço deveria estar centrada nas atividades do Quadrante 2. São elas que lhe garantirão felicidade, plenitude e sucesso. Infelizmente, existem alguns pontos-chave que nos impedem de comportar dessa forma.
Primeiro: você sabe o que é realmente importante para você? Se não tem uma noção muito bem construída sobre os valores e as metas que importam para sua vida, é óbvio que não será capaz de dedicar-se a elas. Neste caso, ficará à mercê dos estímulos externos que tornam tudo urgente.
Segundo: o peso do presente coloca uma pressão enorme para que você resolva o momento. A gente nasce com essa programação genética padrão que fala: “resolva o momento” (lembra as ameaças do neolítico?). Vencer conscientemente esta demanda exige grande força de vontade e disciplina – duas qualidades que não ocorrem de modo espontâneo e que devem ser cultivadas e expressas por meio de atitudes voluntárias.
Uma vez que as tarefas do Quadrante 2 não ficam ali na sua orelha, roubando sua atenção minuto a minuto, você as coloca no modo de espera. “Eu vou fazer isso logo, logo, assim que resolver outras coisas mais urgentes” é sua frase-padrão. Todo mundo se esconde atrás dela, vez ou outra. Algumas vezes, por vezes demais. E tem gente que nunca se dá um tempo para descobrir o que é realmente importante na vida, perpetuando o ciclo onde a única coisa a ser feita é ficar resolvendo as urgências que não param de aparecer.
Contudo, se você estiver esperando que as coisas se acalmem um pouco para finalmente fazer o que considera importante, permita-me lhe dar uma dica: você NUNCA irá fazer. Você se sentirá sempre tão ocupado quanto agora e a vida apenas se tornará mais cheia de tarefas – ou limitações – à medida que você envelhecer.
Para vencer a programação neolítica que diz “Resolva o Momento!“, é preciso conduzir a vida de modo intencional e proativo. Sair do modo padrão; parar de reagir e começar a agir.
Tome uma decisão consciente: Não procrastine mais! Reestruture seu tempo e determine um prazo para realizar as tarefas do Quadrante 2.
Quadrante 3 – Urgente e Não-importante
Estas são as tarefas que exigem sua atenção imediata (urgentes), mas que não irão lhe ajudar a atingir os objetivos de longo prazo (não-importantes). Em geral, são produzidas por outras pessoas que querem uma ajuda para resolver suas próprias prioridades.
Ligações telefônicas, mensagens no celular, emails, colegas de trabalho que precisam resolver um assunto pra ontem, o filho que pede para você levar ou buscar numa festa…
Muita gente investe um bocado de tempo e esforço no Quadrante 3 achando que está no Quadrante 1. Ajudar outra pessoa sem dúvida alguma faz você sentir-se importante e valorizado. Todavia, ainda que as atividades do Quadrante 3 sejam importantes para outras pessoas, elas não são importante para VOCÊ.
Elas podem até não ser ruins, mas devem ser equilibradas com as suas atividades do Quadrante 2. Do contrário, você apenas passará de um dia para o dia seguinte sem ter progredido coisa alguma nos seus objetivos de longo prazo – uma receita perfeita para cultivar frustração e ressentimento com outras pessoas. Seja educado, porém assertivo e firme. Aprenda a dizer NÃO para algumas coisas.
Quadrante 4 – Não-Urgente e Não-Importante
Neste quadrante estão as tarefas que não pressionam e tampouco contribuem. São meras distrações como assistir TV, ficar fuçando na Internet ou no Facebook ou no Instagram, jogar videogame e perambular pelo shopping vendo vitrines.
Se você fizer uma auditoria séria na sua agenda, descobrirá que anda investindo um tempo descomunal no Quadrante 4. Não se desespere, não chute o balde e não procure um exorcismo para os pecados fúteis deste quadrante. Se o seu dia foi cheio e cansativo, descansar o cérebro dedicando meia hora no Quadrante 4 é bastante recomendável. Uma saída prática: determine uma fração de 5% do seu tempo para fazer nada.
CONSTRUINDO SUA MATRIZ
Na rotina deste Século XXI, a capacidade de filtrar os sinais relevantes da existência misturados aos barulhos inúteis que o mundo faz é uma habilidade essencial.
A partir do momento em que seus esforços se concentrarem principalmente nas tarefas do Quadrante 2, o quadrante das coisas Não-Urgentes porém Importantes, você começará a experimentar um progresso visível em termos de controle, calma e compostura.
Então aceite o desafio: construa sua própria versão da Matriz Decisional de Eisenhower e aplique-a aos mais diversos cenários da sua vida. E quando confrontar-se com a necessidade de tomar uma decisão, pergunte-se: “Estou fazendo isso porque é importante ou apenas porque parece urgente?”.
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