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O mantra da Produtividade e seu profeta maior, a Eficiência, nunca estiveram tão universalizados como neste começo de século. Não importam suas credenciais, seus diplomas, sua moral, seus valores éticos, seu status matrimonial, sua identificação de gênero, nada disso: o que importa mesmo é se você é capaz de produzir. Não me diga de onde você vem ou quê você faz, apenas seja eficiente no trabalho proposto. Tal é o bordão da Era da Informação e do Networking.
Depois de muito estrebuchar, descobri uma maneira de catalisar a rebeldia contra o status quo em um potencial proveitoso para todas as partes. E esse fomento tem me permitido trabalhar de modo deliberado ao longo dos dias, ao invés de simplesmente reagir contra ou a favor dos encargos que o mercado demanda. A este catalisador mental dei o nome de Regra dos 3.
O QUE É A REGRA DOS 3?
Em matemática, a Regra de três é o processo destinado a resolver problemas que envolvam grandezas diretamente ou inversamente proporcionais. Assim, se em um dado problema temos grandezas diretamente ou inversamente proporcionais, podemos utilizar regra de três simples ou composta para resolver o problema dado.
Para seu gerenciamento pessoal, a Regra dos 3 acompanha uma filosofia paralela à definição matemática: no começo de cada dia, escolha os 3 problemas que você pretende resolver até o final do expediente de trabalho utilizando grandezas diretamente ou inversamente proporcionais.
É um jogo conceitual simples e fácil de ser executado, mas capaz de mudar tudo, levando você até o máximo de seu potencial. Mas, antes de nos aprofundarmos nisso, vale matutar sobre o que você considera “produtividade”.
REPENSANDO PRODUTIVIDADE
As pessoas em geral pensam em produtividade como a quantidade de coisas que elas fizeram. Quantos mais papéis tiverem sido despachados da caixa de “tarefas por fazer”, mais produtivo o dia foi. Esta é uma maneira absurda para determinar sua produtividade, pois ela presume que cada item em sua lista tem o mesmo valor e peso – e isto não é a verdade.
Se a sua lista de tarefas por fazer tem 15 pontos ou mais, mas existe 1 item que deve ser feito impreterivelmente hoje, que vantagem há em investir seu tempo para fazer os 14 outros antes? Você terá terminado o dia com 14 de 15 tarefas feitas – mas terá deixado o mais importante para trás.
Uma abordagem mais sensata para produtividade seria simplesmente se perguntar ao final do dia: “Fiz o que havia me programado para fazer?”. Como Peter Drucker bem observou: “Não há nada mais inútil que fazer eficientemente aquilo que não se deveria fazer”.
Produtividade não é fazer mais coisas, mas fazer as coisas certas primeiro. E o que são as coisas certas? Aquelas que representam degraus na direção de seu objetivo maior. Por exemplo: você está escrevendo um livro e colocou como meta completar 10 páginas a cada dia. Você tem contas para pagar, horários para cumprir no seu emprego formal, atenção a ser dada a sua família e amigos, etc. Você pode fazer tudo isso, desde que cumpra com a coisa certa primeiro. Escreva as malditas 10 páginas. No final do dia, será mais fácil responder à pergunta: “Fiz o que havia me programado para fazer?”.
Novamente: produtividade não tem a ver com a quantidade de tarefas que você escreveu na sua lista do dia, mas se você completou as tarefas mais certas e mais importantes, adicionando valor e progresso à sua vida.
ACASO OU PADRÃO?
Seu dia ocorre como você planeja ou segue o rumo eventual do acaso? Algumas pessoas dirão que o acaso é inevitável e sim, ele é. Mas deixar tudo para obra do acaso é um desperdício de vida. Grandes avanços e invenções extraordinárias dependeram tanto do acaso quanto de um padrão de disciplina, empenho e raciocínio consistente. A primeira parte não lhe cabe, mas a segunda sim.
Pautar seu dia sobre uma lista de 10, 20 ou mais objetivos é tão ruim quanto começar o dia sem objetivo algum. Enxugue seu elenco de afazeres resumindo-o às 3 coisas mais importantes e dedique a estas incumbências todo seu foco e seu mais alto nível de esforço.
Faça a opção por trabalhar deliberadamente ao invés de trabalhar de modo reativo. Muitas pessoas trabalham a partir dos estímulos que vão recebendo ao longo do dia, e suas agendas vão se adaptando ao que quer que surja no caminho. Atendem telefonemas, respondem mensagens de email, trocam informações pelo celular, perdem horas em conversas e reuniões que não possuem qualquer finalidade prática. Entretanto, quando você utiliza a Regra dos 3, você modela seu dia com base em valores de longo prazo, agregando valor a cada minuto. Iniciar seu dia sem um plano é uma receita para ser controlado por todo tipo de influência externa que impedirão você de fazer o que é o mais importante.
Ter uma Regra dos 3 ajuda a reencontrar o caminho quando você sai dos trilhos. E você sairá dos trilhos, pois o mundo à sua volta é um jogo de forças chamativas que procuram insistentemente capturar sua atenção. Em algum momento, você se desconectará da realidade e passará meia hora distraído. Sem uma bússola, mal conseguirá retornar ao que estava trabalhando antes. Contudo, se você tiver claro em sua mente a lista das 3 coisas de alta prioridade que deve resolver, poderá sempre retornar ao ponto onde se deixou perder e saberá o que fazer ao longo do tempo que lhe resta.
A Regra dos 3 tem essa beleza: ela é simples o suficiente para poder ser aplicada em qualquer situação e por qualquer pessoa – até mesmo em equipes. Um dos grandes problemas com outros sistemas de produtividade é que a maioria deles termina se tornando complicada demais, repletos de algoritmos e subetapas que turvam seu foco. Com a Regra dos 3, tudo que você tem que fazer é aprender a priorizar 3 tarefas e levá-las a cabo dia após dia, semana após semana. A habilidade para estabelecer prioridades de quilate virá com o tempo e a repetição do método.
DICAS PARA EXTRAIR O MÁXIMO DO SEU POSSÍVEL
Apesar de simples, a Regra dos 3 esconde alguns truques na manga, especialmente se você pretende extrair o máximo do possível. Por isso, recomendo que você:
- Utilize a Regra não apenas para o dia, mas também para a semana, para o mês e para o ano. Empregue-a para seu planejamento de médio e longo prazo, revisando seus objetivos periodicamente. Recalibre suas listas pensando: quando você estiver sentado no sofá da sua sala, tomando uma cerveja no último final de semana do mês, qual tarefa não realizada estará assombrando sua consciência?
- Deixe a lista sempre bem visível, de preferência em um papel ou anotada na porta da geladeira ou no espelho do banheiro. Escrever a lista com o próprio punho é um método excelente para tornar sua Regra do dia mais evidente e difícil de ser esquecida. Salvar a lista no celular entre centenas de outras anotações menos importantes é uma boa maneira de fazer seu foco desaparecer no buraco negro que existe em seus bolsos.
- Dedique uma parte da noite para fazer o planejamento do dia seguinte. É possível fazer a lista assim que chegar no seu trabalho, mas é bem mais prático deixá-la preparada com antecipação. Ao invés de gastar 20 ou 30 minutos da sua energia matinal reunindo suas prioridades, por que não já chegar com sua mira pronta?
- No final de cada dia, semana, mês ou ano, reflita: seus objetivos foram e são realistas? Você foi pouco ambicioso ou ambicioso demais? Todas as conquistas exigem um tempo para serem amadurecidas e colhidas. Seja lógico, prático e focado, mas também seja paciente e flexível com o aprendizado.
- Reaja quando for necessário. Não importa o quão deliberado você espera ser ao longo do dia: algumas vezes suas ações iriam basear-se em eventos que surgiram do nada. Se um desafio imperativo se apresentar, pergunte-se: qual seria a melhor atitude que você deveria tomar em sequência? Qual seria a ação que agregaria mais valor ao seu serviço, à sua empresa e à sua vida?
Quando eu não tenho minha Regra dos 3 pronta para o dia, minha produtividade despenca e, logo em seguida, a motivação segue o mesmo caminho. Depois de anos ralando na lama sem sair muito do lugar, finalmente descobri que ser capaz de terminar 3 tarefas importantes a cada dia – mesmo que sejam micro-tarefas, desde que relacionadas a um projeto ou serviço maior – produz uma sensação incrível de conquista e capacidade, impulsionando sua autoconfiança para frente como uma energia poderosa.
Ao invés de permitir que seus dias sigam ocorrendo por acaso ou dentro de um padrão que você não escolheu, recomendo que aceite o desafio: escreva e implemente deliberadamente sua Regra dos 3. Faça isso diariamente durante 1 mês. E então veja se consegue agir de algum outro modo diferente daí em diante.
